ความจำเป็นที่ต้องใช้กระดาษทำการ ในการจัดทำงบการเงินอาจมีความยุ่งยาก นั่นอาจเป็นเพราะธุรกิจมีรายการบัญชีเกิดขึ้นจำนวนมาก ซึ่งเครื่องมือหนึ่งที่จะช่วยในการจัดทำงบการเงินมีความถูกต้องและรวดเร็วยิ่งขึ้น คือกระดาษทำการสำหรับปิดบัญชี ซึ่งก็คือกระดาษร่างที่นำมาใช้ในการจำแนกตัวเลขจำนวนเงินของบัญชีต่าง ๆ ในงบทดลอง เพื่อจัดว่าตัวเลขใดจะเป็นการนำไปใช้ในการจัดทำงบกำไรขาดทุน เพื่อคำนวณหาผลกำไรหรือขาดทุนของกิจการ และตัวเลขใดๆ ที่จะนำไปแสดงในการทำงบดุลเพื่อให้เห็นฐานะการเงินของกิจการ กระดาษทำการไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดทำบัญชี
แต่มันเป็นเพียงเครื่องมือที่จะช่วยให้การจัดทำงบการเงินถูกต้องและรวดเร็วขึ้นเท่านั้น ทำให้ผู้จัดทำบัญชีอาจจะใช้วิธีจัดทำกระดาษทำการหรือไม่ก็ได้ ประโยชน์ของการใช้กระดาษทำการ กระดาษทำการมีประโยชน์ต่อการจัดทำบัญชี คือ สามารถช่วยทำให้การจัดทำงบการเงินมีความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้นซึ่งยังช่วยทำให้ทราบผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการก่อนที่จะทำการสรุปผลใน รูปแบบของงบกำไรขาดทุนและงบดุล ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในกรณีที่กิจการมีการปรับปรุงรายการและแก้ไขรายการบัญชี
โดยการใช้กระดาษทำการที่มีหลายชนิด อย่างกระดาษทำการ 6 ช่อง กระดาษทำการ 8 ช่อง และแบบ10 ช่อง ,12 ช่อง ขึ้นอยู่ที่ว่าจะเลือกใช้แบบใดของความต้องการและความจำ ความจำเป็นของกระดาษทำการ กระดาษทำการเป็นสิ่งที่ต้องใช้ตามจำนวน หรือลักษณะความยุ่งยากของรายการบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละกิจการ ซึ่งในแต่ละรูปแบบจะนิยมใช้แตกต่างกัน เพราะสามารถช่วยในการจัดทำงบการเงินในกรณีที่กิจการมีรายการปรับปรุงบัญชี ณ วันสิ้นงวด
ซึ่งประโยชน์ของการทำบัญชีจากการใช้กระดาษทำการก็คือ เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิงเพื่อประกอบผลการดำเนินงานของกิจการว่ามีผลดีหรือผลเสียอย่างไร จะได้ทำการปรับปรุง แก้ไขได้ และยังช่วยให้ทราบผลการดำเนิน งานของกิจการว่ามีผลกำไรหรือขาดทุนอย่างไรบ้าง ช่วยให้ทราบฐานะการเงินของกิจการเป็น และใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจของฝ่ายบริหารและบุคคลภายนอก
